Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es handelt sich um eine Softwarelösung zur Planung und Verwaltung aller Unternehmensressourcen. Dazu gehören Personal, Kapital, Maschinen und Materialien. Das Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren.

ERP Software bietet eine gemeinsame Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Dies verringert die Notwendigkeit für Doppelarbeit und schafft Transparenz über verschiedene Abteilungen hinweg. Zu den typischen Funktionen zählen die Warenwirtschaft, Einkauf, Buchhaltung und das Personalwesen.

Die Entwicklung von ERP begann in den 1960er Jahren mit MRP-Systemen. In den 1980ern gab es Weiterentwicklungen zur Produktionsplanung. Seit den 1990ern haben wir ganzheitliche ERP Systeme, die auch Industrie 4.0, Big Data und Machine Learning integrieren.

In der Schweiz müssen ERP Systeme speziellen Anforderungen gerecht werden. Sie sollen Schweizer MWST-Sätze, Swiss GAAP FER und das revidierte Datenschutzgesetz berücksichtigen. Unternehmen setzen sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen ein. Für KMU beschleunigen vor allem SaaS-Angebote die Digitalisierung.

Was ist ERP

ERP, kurz für Enterprise Resource Planning, ist essentiell für modernes Unternehmensmanagement. Es handelt sich um eine zentrale Software, die alle Geschäftsprozesse digitalisiert und verwaltet. Mit ERP erhalten Unternehmen eine einheitliche Plattform für ihre Daten.

Indem verschiedene Systeme integriert werden, minimiert sich die Notwendigkeit doppelter Datenpflege. Dies steigert die Übersichtlichkeit und Effizienz im Betrieb.

Definition ERP

ERP steht für die Integration verschiedener Geschäftsaspekte wie Personal, Material und Finanzen auf einer Plattform. Durch die technische Verbindung von Modulen in einer gemeinsamen Datenbank werden effiziente Strukturen geschaffen.

Dies ermöglicht eine effektive Verwaltung von Stammdaten und die Einrichtung von Mehrmandantenfähigkeit. Die Folge sind optimierte Abläufe innerhalb von Unternehmensgruppen.

Ziele ERP: Transparenz, Effizienz und Prozessoptimierung

ERP verfolgt das Ziel, Unternehmensprozesse transparent und effizient zu gestalten. Es soll die Ressourcennutzung optimieren und die Entscheidungsfindung beschleunigen.

Die Integration führt zu einer Abstimmung von Prozessen und Systemarchitektur. Dadurch verbessert sich die Effizienz merklich.

Unterschied zwischen ERP, Warenwirtschaft und CRM

Warenwirtschaftssysteme konzentrieren sich auf logistische Aspekte wie Einkauf und Lagerverwaltung. Sie sind häufig ein Bestandteil von ERP-Systemen.

CRM fokussiert sich auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen. Im Gegensatz dazu vereint ein ERP-System Funktionen wie Warenwirtschaft, CRM und mehr unter einem Dach. Dadurch werden Unternehmensprozesse nahtlos integriert.

• ERP vs Warenwirtschaft: ERP ist das Dach, Warenwirtschaft oft Teilfunktion.
• ERP vs CRM: CRM konzentriert sich auf Kundenprozesse; ERP verbindet CRM mit weiteren Modulen.
• Unternehmenssoftware: Ziel ist konsistente Datenhaltung und automatisierte Abläufe.

Wie funktioniert eine ERP-Software

Eine ERP-Software integriert verschiedene Geschäftsprozesse in eine übergreifende Datenbasis. So dient sie als zentrale Wahrheitsquelle. Redundante Datenangaben werden vermieden, Stammdaten bleiben konsistent.

Die ERP-Architektur ist modular gestaltet. Dies ermöglicht die gezielte Aktivierung einzelner Module. Über Schnittstellen und APIs können externe Dienste angebunden werden.

Zentrale Datenbank und modulare Architektur

In der zentralen Datenbank werden alle Schlüsseldaten gespeichert. Die Nutzung gemeinsamer Datensätze durch alle Module verringert das Fehlerpotenzial und erleichtert das Erstellen von Berichten.

Die Mandantenfähigkeit erlaubt die Verwaltung verschiedener Gesellschaften in einem System. Dadurch sind interne Verrechnungen und übergreifende Berichte einfach umsetzbar.

Typische Module: Warenwirtschaft, Buchhaltung, Personal, Einkauf, Produktion

Die ERP-Module umfassen Kernfunktionen wie Warenwirtschaft, Buchhaltung und Personalmanagement.

Auch Bereiche wie Einkauf, Produktion und CRM werden abgedeckt. Die Materialwirtschaft beinhaltet die Prozesse Beschaffung, Lagerhaltung und Disposition.

Durch die Integration erleichtert sich das Verbuchen von Rechnungen und die Lagerführung. Auch die Prozessüberleitungen in der Fakturierung werden optimiert.

Technologien: Cloud-ERP vs On-Premise und Webbasierte Oberflächen

Die Wahl des Deployment-Modells ist entscheidend. Cloud und SaaS ERP-Lösungen werden extern betrieben. Sie bieten Vorteile wie regelmäßige Updates und mobilen Zugang.

Beim On-Premise ERP liegt die Verantwortung beim Unternehmen selbst. Hier sind Betrieb und Sicherheit intern zu managen.

Webbasierte ERP-Systeme ermöglichen den Zugang über den Browser. Sie integrieren moderne Technologien wie Data Mining und Machine Learning.

Vorteile von ERP-Systemen für Schweizer Unternehmen

ERP-Systeme verbessern deutlich die betriebliche Effizienz in Schweizer Unternehmen. Sie führen zu einer einheitlichen Datenbasis, die Medienbrüche minimiert und die Datenkonsistenz über Abteilungen hinweg sichert. Dadurch werden Prozesse im Alltag effizienter und Entscheidungsgrundlagen für Reporting und Management robuster.

Einheitliche Datenbasis und Wegfall von Medienbrüchen

Zentralisierte Datenhaltung beseitigt Insellösungen und macht die Pflege von Stammdaten einfacher. Dadurch fallen manuelle Excel-Exporte weg, was Fehlerquellen erheblich reduziert.

Durchgängige Daten sorgen für schnellere und zuverlässigere Reportings. Verbesserte Datenkonsistenz unterstützt sowohl das Controlling als auch operative Entscheidungen.

Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse

Die Automatisierung von Prozessen erhöht die Produktivität wesentlich. Typisch sind hierbei die automatische Rechnungsverbuchung und die Auftragsabwicklung.

Definierte Workflows in einem ERP-System sparen Zeit und senken Betriebskosten. Automatisch generierte Reports vereinfachen zudem regelmäßige Auswertungen.

Lokale Anforderungen: MWST, Swiss GAAP FER und Datenschutz (revDSG)

Die korrekte Verarbeitung der MWST ist in der Schweiz essenziell. ERP-Systeme müssen an lokale Steuersätze anpassbar sein.

Die Buchführung nach Swiss GAAP FER setzt spezielle Buchungslogiken voraus. Solche ERP-Systeme erleichtern die Jahresabschluss-Vorbereitung und fördern Transparenz.

Das revDSG hebt den Stellenwert des Datenschutzes in der Schweiz. Lokale Hosting-Lösungen und strikte Zugriffsregelungen bauen Vertrauen auf. Zudem unterstützen Rechenzentren mit strengen Sicherheitsstandards und Audits die Compliance.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein ERP-System

Ein ERP-System empfiehlt sich, wenn Unternehmensprozesse komplexer werden und einfache Tools nicht mehr ausreichen. Es geht um Skalierbarkeit, verbesserte Datenqualität und weniger Medienbrüche. Ob eine einfache oder komplexe Lösung benötigt wird, hängt von den spezifischen Anforderungen ab.

KMU vs Grosskonzerne: Skalierbarkeit und Komplexitätsanforderungen

KMU finden in standardisierten SaaS-Angeboten eine schnelle und kosteneffiziente Lösung. Diese ERP-Systeme vereinfachen die Datenerfassung und beenden die Zeit der Insellösungen.

Grossunternehmen benötigen dagegen Systeme, die sich genau anpassen lassen. Ihr ERP muss komplexe Strukturen abbilden können und internationale Standards erfüllen.

Das Budget und der Zeitrahmen für ERP hängen von seiner Komplexität ab. Die Integration vieler Prozesse und Standorte vergrößert die Herausforderungen und Risiken.

Branchenbeispiele: Handel, Produktion, Dienstleistung und E‑Commerce

Im Handel verbindet ein ERP Lager, Auftragsabwicklung und Kassensysteme. Für den E-Commerce sind Schnittstellen zu Online-Plattformen entscheidend.

Produktionsunternehmen nutzen ERP für Materialbedarfsplanung und Produktkonfiguration. Automatisierte Prozesse unterstützen die Planung und sorgen für Nachvollziehbarkeit.

Für Dienstleister stehen Zeiterfassung, Abrechnung und Kundenmanagement im Fokus. Ein Branchen-ERP verbessert Projektübersicht und sorgt für genaue Rechnungsstellung.

Szenarien, in denen Excel & Insellösungen an ihre Grenzen stossen

Excel zeigt Schwächen, wenn Doppelarbeit und verzögerte Auswertungen üblich sind. Fehlerhafte Daten und langsame Entscheidungen sind die Folge.

Insellösungen verursachen Datenchaos und Wartungsprobleme, besonders bei Wachstum. Der Verwaltungsaufwand wird untragbar.

• Häufige Excel-Exporte zwischen Systemen
• Manuelle Doppelpflege von Kunden- und Artikeldaten
• Verzögerte Monatsabschlüsse und fehleranfällige Reports
• Skalierungsbedarf bei mehreren Standorten oder wachsendem Sortiment

Durch einen ERP-Umstieg entstehen zentrale Prozesse, die Betriebskosten sinken. Der Schlüssel liegt in einer genauen Analyse der Anforderungen, um die optimale ERP-Lösung zu finden.

ERP-Einführung: Planung, Evaluation und Implementierung

Effiziente ERP-Einführung startet mit gesetzten Zielen und einer durchdachten Bedarfsermittlung. Dabei werden Geschäftsprozesse dokumentiert und auf Basis dieser Analyse Soll-Prozesse definiert. Die Erstellung eines Lastenhefts nimmt eine zentrale Rolle ein, da es die funktionalen Anforderungen exakt festlegt. Dies dient als entscheidende Kommunikationsgrundlage mit ERP-Anbietern während der Auswahlphase.

In der Auswahlphase wird der Markt gründlich analysiert und passende ERP-Anbieter eingeladen. Die Bewertung basiert auf vordefinierten Kriterien, die den Abgleich mit dem Lastenheft ermöglichen. Eine Shortlist schränkt die Wahl auf fünf bis sechs Anbieter ein. Durch Präsentationen und Proof-of-Concepts gewinnt man weitere Einblicke in potenzielle Lösungen.

Die Umsetzungsphase leitet über in eine detaillierte Prozessanalyse. Entscheidungen werden getroffen, welche Prozesse modifiziert oder beibehalten sollen. Die Implementierungsphase umfasst umfangreiche Aufgaben wie die Parametrisierung des Systems, Entwicklung der Schnittstellen und die Überführung der Daten. Währenddessen werden Stammdaten sorgfältig bereinigt und ins Ziel-ERP-System übertragen.

Tests und Schulungen sind unerlässlich. Mitarbeiter erlernen den Umgang mit dem ERP-System in einer Testumgebung mit realen Daten. Dies stellt sicher, dass die Funktionsfähigkeit vor dem offiziellen Start gegeben ist. Experten von ERP-Anbietern oder Systemintegratoren unterstützen oftmals den nahtlosen Übergang in den operativen Betrieb.

Je nach Projektanforderungen variieren die Designs. Das Wasserfallmodell, das sequenzielle Phasen vorsieht, eignet sich bei klar definierten Anforderungen. Im Gegenzug fördert die agile Methode durch Iterationen und frühzeitige Rückmeldungen eine flexible Anpassung. Scrum-Teams liefern in regelmäßigen Abständen funktionale Teilergebnisse und reagieren schnell auf Veränderungen.

Der QITT-Ansatz vereint die Konzepte Qualifizierung, Implementierung, Training und Transformation. Diese Methode begünstigt die digitale Transformation von Unternehmen, indem sie stetige Anpassungen und Verbesserungen erlaubt. So bleibt das ERP-System immer auf dem neuesten Stand und unterstützt die Unternehmensziele optimal.

• Bedarfsermittlung: Prozesse aufnehmen, Lastenheft erstellen.
• ERP Auswahl: Marktanalyse, Anbieter Shortlist, Auswahlkriterien prüfen.
• Implementierung ERP: Parametrisierung, Datenmigration, Schnittstellen.
• Deployment: Schulung ERP, Tests, Abnahme, Go-Live.

Funktionen und Module: Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Controlling

ERP-Systeme integrieren wichtige Kernfunktionen, um Unternehmensprozesse effizient zu gestalten. Sie beinhalten Module für Produktion, Handel und Dienstleistungen. Diese gewährleisten Integration und sorgen für konsistente Daten. So können Unternehmen effiziente Abläufe sicherstellen und zuverlässiges Reporting betreiben.

Die Materialwirtschaft deckt Beschaffung, Bestellwesen und Stücklistenverwaltung ab. Eine fortschrittliche Lagerhaltung ermöglicht die automatisierte Kontrolle von Beständen und die Durchführung von Inventuren. Die Disposition erstellt Bestellvorschläge basierend auf aktuellen Verbrauchsdaten. Dies trägt dazu bei, Lagerkosten zu reduzieren und Lieferzeiten zu optimieren.

Produktion, MRP/MRPII und PPS-Funktionen

Im Bereich Produktion integrieren ERP-Systeme die MRP-Logik für die Materialbedarfsplanung. MRPII erweitert diese um Kapazitätsplanung und die Möglichkeit zur Rückverfolgung. PPS-Funktionen nehmen sich der Steuerung von Produktionsaufträgen an. Sie unterstützen auch Variantenmanagement und Produktkonfigurationen. Diese Kombination ermöglicht eine exakte Planung und Termintreue in der Produktion.

Finanzbuchhaltung, Controlling und Reporting

Die Finanzbuchhaltung innerhalb von ERP-Systemen verwaltet Debitoren, Kreditoren und das Hauptbuch. Die Automatisierung von Belegbuchungen ist dabei Standard. Für Controlling-Zwecke werden konsistente Kennzahlen und Management-Reports generiert. Zudem muss das Reporting mit den Swiss GAAP FER Standards konform sein und Anforderungen der Mehrwertsteuer erfüllen.

CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement

CRM-Lösungen in ERP-Systemen verbinden Kundeninformationen mit Angeboten und Rechnungen. Module für Projektmanagement unterstützen bei der Strukturierung von Projekten und der Budgetkontrolle. Die Zeiterfassung kann über Desktop oder Mobil App erfolgen und in Projekte einfließen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt für eine zentrale Dokumentenablage und gewährleistet deren Nachvollziehbarkeit.

• Warenwirtschaft: Integration von Auftragsbearbeitung mit automatischen Lagerbuchungen.
• Lager ERP: Optimierte Lagerprozesse mit Inventur und Standortlogik.
• Produktion ERP: Variantensteuerung, Stücklisten und Produktdatenmanagement.
• MRP / MRPII / PPS: Bedarfsermittlung, Kapazitätsplanung und Produktionssteuerung.
• Finanzbuchhaltung ERP & Controlling: Automatisierte Buchungen und Reporting nach Swiss GAAP FER.
• CRM ERP, Zeiterfassung, Projektmanagement und DMS: Ganzheitliche Sicht auf Kunden, Projekte und Dokumente.

Bei komplexen Produkten steigern Variantenvielfalt und Konfiguratoren die Herausforderungen im Produktdatenmanagement. ERP-Module müssen daher skalierbar und detailliert einstellbar sein. Dadurch bleiben Unternehmensprozesse transparent und revisionssicher.

Anbieter, Kosten und Customizing

Die Wahl eines ERP-Anbieters wirkt sich nachhaltig auf Prozesse, Kosten und Compliance aus. Im Marktvergleich stehen globale Größen wie SAP, Microsoft und Oracle neben lokalen Speziallösungen. Für KMUs bieten lokale ERP Anbieter in der Schweiz maßgeschneiderte Lösungen an.

Marktüberblick

Große Anbieter wie SAP und Microsoft überzeugen mit umfassender Funktionalität und guter Skalierbarkeit. Oracle bietet Lösungen für komplexe finanzielle Anforderungen und Cloud-basierte Systeme. Lokale ERP-Anbieter in der Schweiz überzeugen mit kundennahem Support und maßgeschneiderten Lösungen, die Schweizer Gesetzen entsprechen.

Kostenstruktur

ERP-Kosten setzen sich aus verschiedenen Teilen zusammen. Dazu zählen Lizenzgebühren oder Cloud-Abonnements sowie die Kosten für Implementierung. Datenmigration, Schulungen und der laufende Betrieb treiben die Gesamtkosten in die Höhe.

Cloud-Lösungen sorgen für vorhersehbare Abogebühren und minimieren den Bedarf an lokaler Infrastruktur. Demgegenüber stehen bei On-Premise-Lösungen Initialkosten für Hardware und interne IT oder die Nutzung eines Rechenzentrums in der Schweiz im Vordergrund, was zu höheren Startkosten führt.

Vor- und Nachteile von Customizing und Standardsoftware

Individuell angepasste ERP-Systeme erhöhen die Nutzungsqualität und können entscheidende Marktvorteile bieten. Doch Customizing verteuert die Implementierung und erschwert zukünftige System-Upgrades.

Standardlösungen ermöglichen eine rasche Einführung, senken Wartungskosten und erleichtern das Update-Verfahren. Bei speziellen Bedürfnissen können Unternehmen externe Lösungen integrieren, statt auf umfangreiches Customizing zu setzen.

Sicherheit und Compliance

ERP-Datensicherheit erfordert umfassende Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Datensicherungen und physische Sicherheitsvorkehrungen. Die Nutzung zertifizierter Rechenzentren in der Schweiz erleichtert die Einhaltung der Datenschutzgesetze und lokaler Vorschriften.

Bei der Auswahl eines Anbieters sind der Standort des Hostings und das Sicherheitsniveau ausschlaggebend. Mechanismen wie Audit-Trails, revisionssichere Archivierung und ausgefeilte Berechtigungssysteme sind für eine rechtskonforme Nutzung essentiell.

• Wichtige Auswahlkriterien: Brancheneignung, Skalierbarkeit und lokaler Support.
• Bei der Budgetplanung sind Lizenz-, Implementierungs- und Betriebskosten zu bedenken.
• Zur Erfüllung der Sicherheitsanforderungen tragen Hosting in der Schweiz und die Beachtung der Compliance-Regeln bei.

Fazit

ERP ist unverzichtbar für die Integration verschiedener Geschäftsbereiche wie Warenwirtschaft, Buchhaltung und Personal. Die Vorzüge von ERP-Systemen sind in der Praxis bemerkbar, besonders in Bezug auf Datenkonsistenz und die Automatisierung von Prozessen. Sie unterstützen die Digitalisierung von Unternehmen stark und mindern Medienbrüche.

In der Schweiz müssen bei der ERP-Auswahl lokale Richtlinien berücksichtigt werden. Dazu gehören die MWST-Abrechnung, Swiss GAAP FER und das revidierte Datenschutzgesetz. Für KMUs ist Cloud-ERP oft vorteilhaft, da es Kosten reduziert und die Skalierbarkeit sowie den Betrieb vereinfacht.